એકાઉન્ટ અંગેની પ્રાથમિક માહિતી
પ્રસ્તાવના
નામું પ્રાચીનકાળથી લખવામાં આવે છે. પ્રાચીન ચીન, મીસર, ગ્રીક સંસ્કૃતિમાં નામું લખવામાં આવતું હતું, તેના અનેક પુરાવા પ્રાપ્ત થયા છે. વાલ્મીકી રામાયણમાં ભરત જ્યારે રામને વનમાં મળે છે, ત્યારે રામે ભરતને રાજ્યની આવક અને ખર્ચ વિશે પૂછેલું. મૌર્ય સામ્રાજ્યના સમયમાં ચંદ્રગુપ્ત મૌર્યના પ્રધાનમંત્રી કૌટિલ્ય 'અર્થશાસ'નામના પુસ્તકમાં રાજ્યના હિસાબો રાખવા માટેની વિગતવાર સૂચનાઓ આપેલ છે.
વર્તમાન યુગમાં પ્રચલિત હિનોંધી નામાપદ્ધતિની સૌપ્રથમ લેખિત રજૂઆત ઇટાલીના પાદરી શ્રી લ્યુકા પેસીઓલીએ ઈ.સ. 1494માં પોતાના ગણિતશાસ્ત્ર ઉપરના એક પુસ્તકમાં કરી હતી. ત્યારબાદ નામું એક વિજ્ઞાન તરીકે વિકાસ પામતું રહ્યું છે. આજે નામું ધંધાકીય એકમો ઉપરાંત બિનવૈપારી સંસ્થાઓ જેવી કે, શાળા, કૉલેજ, હોસ્પિટલ, કલબ વગેરે માટે પણ અનિવાર્ય બની ગયું છે,
Account (નામું) એટલે શું ?
"નામું એ
ધંધાના નાણાના એકમમાં માપી શકાય તેવા વ્યવહારોને નોંધવાની, તેનું
વર્ગીકરણ કરવાની અને તે પરથી તારણો કાઢીને તેનું વિશ્લેષણ કરવાની તથા તેનું અર્થઘટન
કરવાની પ્રક્રિયા છે. જે તેનો ઉપયોગ કરનારાઓને બુદ્ધિગમ્ય નિર્ણયો લેવામાં મદદરૂપ
થાય છે."બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો “નામું એ ધંધાના નાણાકીય
(આયિક) વ્યવહારોને હિસાબી ચોપડામાં વ્યવસ્થિતરીતે નોંધવાની કળા અને વિજ્ઞાન
છે." કળા એ અર્થમાં કે નામામાં હિસાબોની નોંધ વ્યવસ્થિત અને પદ્ધતિસર લખવી
પડે છે. તેમાં લખનાર (Accountant) ની આવડતની જરુર પડે છે,
તેથી તે એક કળા છે. વિજ્ઞાન એ અર્થમાં કે નામામાં વ્યવહારોની નોંધ
ચોક્કસ નિયમોને આધીન રહીને જ કરવી પડે છે, માટે તે એક
વિજ્ઞાન છે.
નામાના હેતુઓ :
નામાનો હેતુ ધંધાના તમામ
વ્યવહારોની કાયમી નોંધ રાખવાનો છે. ધંધાની નાણાકીય પરિસ્થિતિ જાણવાનો પણ મહત્ત્વનો
હેતુ છે.નામું ધંધાની નફાકારકતાનું મૂલ્યાંકન કરવામાં મદદરૂપ થાય છે. હિસાબી
માહિતીનો ઉપયોગ કરનારા જુદા- જુદા લોકોને વિવિધ નિર્ણયો લેવામાં નામું ઉપયોગી બને છે.
સંચાલકોની કાર્યક્ષમતા જાણવા માટે પણ નામું ઉપયોગી માહિતી પૂરી પાડે છે. અંદાજપત્ર
તૈયાર કરવા માટે નામું જરુરી માહિતી પૂરી પાડે છે.
સરકારને કરવેરા અંગે યોગ્ય નિર્ણયો લેવામાં ઉપયોગી માહિતી પૂરી પાડે
છે.
નામાના ફાયદા :
(1) નામું લખવાથી ધંધાના માલિકને જ્યારે જરુર પડે ત્યારે હિસાબી માહિતી મળી શકે છે.
(2) હિસાબો વ્યવસ્થિત રાખવાથી ધંધાની આર્થિક પરિસ્થિતિનો ખ્યાલ મેળવી શકાય છે. ધંધામાં કેટલી મિલકતો છે, કેટલી જવાબદારીઓ છે, તેમજ કેટલું દેવું કે લેણું છે તેની માહિતી મળે છે. જેને આધારે વર્ષને અંતે ધંધાની સાચી આર્થિક પરિસ્થિતિ જાણી શકાય છે.
(3) પાછલા વર્ષોની સરખામણીમાં ધંધાની પ્રગતિ થઇ છે કે પીછેહઠ થઇ છે તે હિસાબોની સરખામણી દ્વારા જાણી શકાય છે.
(4) નામું લખવાથી હિસાબી માહિતીનો ઉપયોગ કરનારાઓને નિર્ણય લેવા માટે જરુરી માહિતી મળી રહે છે.
(5) નાકું રાખવાથી ધંધાના કર્મચારીઓ પર નૈતિક અંકુશ રહે છે અને ચોરી, ગોલમાલ, હિસાબી ગોટાળા શોધીને અટકાવી શકાય છે.
(6) સરકારી કરવેરાની ચૂકવવાપાત્ર રકમ નક્કી કરવામાં હિસાબી માહિતી જરુરી બને છે, કરવેરાનું આયોજન કરવામાં પણ નામું ઉપયોગી બને છે. દા.ત. ઇટેલ, પેટ, ઓક્ટ્રોય, વગેરે,
(7) ધંધો વેચવો હોય ત્યારે ધંધાનું મૂલ્ય નક્કી કરવામાં હિસાબો ઉપયોગી બને છે.
(8) પુરાવા તરીકે નામાના ચોપડા રજૂ કરી શકાય છે, અને તેને પુરાવા તરીકે સ્વીકારવામાં આવે છે.
નામાની મર્યાદાઓ:
(1) નામું. કેટલીક વાર વાસાવિકતા રજૂ કરતું નથી. દા.ત. હિસાબી મુદતના અંતે પાકા સરવૈયામાં કાયમી મિલકતો તેની પડતર સ્મિત ઘસારો બાદ કર્યા પછી દર્શાવવામાં આવે છે, પરંતુ તે મિલકતની બજાર સ્મિત જુદી હશે, જેધ્યાનમાં લેવામાં આવતી નથી.
(2) નામામાં બિનનાણાકીય વ્યવહારો ધંધાકીય દૃષ્ટિએ અગત્યના હોવા છતાં નોંધવામાં આવતા નથી. દા.ત. ધંધાનો કાર્યક્ષમ કર્મચારી નોકરી છોડી જાય તો તે ધંધાને અસર કરતી મહત્ત્વની બાબત છે છતાંય તેની નોંધ કરવામાં આવતી નથી.
(3) નામું લખનાર હિસાબનીશના અંગત પૂર્વગ્રહો કે અજ્ઞાનતાને કારણે હિસાબોની રજૂઆતમાં ભૂલો થવાની સંભાવના રહેલી છે. દા.ત. ઘાલખાધનો અંદાજમેળવવો.
(4) નામું ભૂતકાળની બની ગયેલી ઘટનાઓની માહિતી રજૂ કરે છે. આયોજન અને અંકુશ માટે આવનારા સમચી હિસાબીમાં કેવા કેવા કેવારો થી તેની માહિતી રજૂ થઇ શકે નહિ.
(5) હિસાબી માહિતી ઘણી વખત અંદાજો પર આધારિત હોય છે. દા.ત. ઘસારાની રકમ, શકમંદ લેણાંની જાગવાઈની રકમ, આખર સ્ટોકની રકમ વગેરે, આ અંદાજો અચોક્કસ હોઇ શકે. તેની ગણતરી કરવામાં ભૂલ થઈ શકે છે. ઉપરની મર્યાદાઓ હોવા છતાં એમ કહી શકાય કે નાણું કે હિસાબો ઘણી જ ઉપયોગી માહિતી પૂરી પ છે, કારણ કે ઉપર્યુકત મર્યાદાઓ માનવનિર્મિત છે, લખેલ હિસાબોને ઓડિટ કરી તેમાં થયેલી ભૂલો સુધારી શકાય છે.
"પાયાનાં હિસાબી પદો (પારિભાષિક શબ્દો)"
(૧) મિલક્ત(Assets):
ધંધો ચલાવવામાં મદદરૂપ થાય એવી વસ્તુઓ કે અધિકાર જેની પર ધંધાની માલિકી છે, અને જે નાણાકીય મૂલ્ય ધરાવે છે, તેને મિલકતો કહેવામાં આવે છે. દા. ત. રોકડ, યંત્રો, ફર્નિચર, માલનો સ્ટોક, દેવાદારો પાસેથી લેણી રકમ વગેરે. મિલકતોની મદદથી ધંધામાં થયેલું દેવું ચૂકવી શકાય છે. મિલ્ક્તો બે પ્રકારની છે:
[A] કાયમી કે સ્થાયી મિલક્ત (Fixed Assets) : જે મિલકતોની સ્મિતમાં વારંવાર ફેરફાર થતો ન હોય, અને જેનો લાભ ધંધાને લાંબા સમય સુધી મળતો હોય તેવી મિલકતોને કાયમી કે સ્થાયી મિલકતો (Fixed Asset) કહે છે. દા.ત. મીન, યંત્રો, ફર્નિચર વગેરે.
[B] ચાલુ મિલક્ત (Current Assets) : જેની કિંમત રોજે-રોજ બદલાય છે અને જેનું સતત રોકડમાં કે અન્ય મિલકતના સ્વરૂપમાં રૂપાંતર થતું રહે છે તેને ચાલુ મિલક્ત (Current Asset) કહે છે. દા.ત.સ્ટૉક, દેવાદારો, રોકડ વગેરે.
મિલક્તોનું અન્ય રીતે પણ વર્ગીકરણ થાય છે. જેમકે, (1) દેશ્ય (Tangible) મિલકત (2) અદૃશ્ય (Intangible) મિલકત (3) અવાસ્તવિક (Fictitious) મિલકત (4) પ્રવાહી (Liquid) મિલકત
(A) દેય મિલકત : જે મિલકતો જોઈ શકાય અને
સ્પર્શી શકાય તેને દશ્ય (Tangible) મિલો કહે છે. દા.ત.
યંત્રો, મકાન વાહન, સ્ટૉક વગેરે.
(B) અર્દશ્ય મિલક્ત :
જે મિલકતો જોઈ શકાતી નથી કે સ્પર્શી શકાતી નથી છતાં તેની કિમત ઉપજી શકે છે, અને ધંધા માટે તે ઉપયોગી છે, આવી મિલકતોને અદૃશ્ય (Intengible) મિલકતો કહે છે. દા.ત. પાઘડી, કૉપીરાઈટ, પેટન્ટસ ટ્રેડમાર્ક વગેરે.
(C) અવાસ્તવિક મિલક્ત: કેટલીકવાર મોટા
પાયા પર કરેલા ખર્ચને કામચલાઉ મિલક્ત ગી લેવામાં આવે છે, દા.ત.
કોઈ નવી વસ્તુ (Product) બજારમાં મૂકતાં, પહેલ વર્ષે મોટા પ્રમાણમાં જાહેરાત ખર્ચ કરવામાં આવે છે. આ ખર્ચનો લાભ
ધંધાને ઘણા વર્ષ સુધી મળવાનો હોય છે. તેથી તેને એક જ વર્ષનો ખર્ચ ગણી ના નુકસાન
ખાતે પૂરેપૂરી રકમ ઉધારવાને બદલે થોડા વર્ષો વચ્ચે વહેંચી દેવામાં આવે છે. દરેક
વર્ષે થોડી થોડી રકમ ખર્ચ તરીકે નફા - નુકસાન ખાતે ઉધારવામાં આવે છે. બાકીની રકમને
મિલકત ગણવામાં આવે છે. આવી રકમ વાસ્તવમાં મિલકત નથી, કારણ કે
તેનું વેચાણ થઈ શકે નહિ. તેથી તેને અવાસ્તવિક મિલકત (Fictitious Asset) કહે છે. દા.ત. પ્રાથમિક ખર્ચ, વિકાસખર્ચ, મોટા પાયે જાહેરાત ઝુંબેશખર્ચ વગેરે.
(D) પ્રવાહ મિલક્ત (Liquid Asset) : જે
મિલકતનો જથ્થો તેના ઉપયોગથી ઓછો થતો હોય તેને પ્રવાહી મિલકત (Liquid Asset)
કહે છે. દા.ત. કોલસાની ખાણ, તેલના કુવા
વગેરે..
(2) જવાબદારીઓ (Labilities) :
જ્વાબદારી (liability) એટલે દેવું. વહેપારીને ધંધાની લેવડ-દેવડ અર્થે જે રકમ ચુકવવાની હોય તેમ જ્વાબદારી કે દેવું કહેવાય દા.ત. લેણદારી, બેંક ઓવર ડ્રાફ્ટ, લીધેલ લૉન વગેરે. ટૂંકમાં, જવાબદારી - મિલકતો-મૂડી ધંધાની દૃષ્ટિએ વિચારીએ તો માલિક રોકેલી કુલ રકમ પણ ધંધાની જ્વાબદારી છે. પરંતુ સામાન્ય રીતે તેને 'જ્વાબદારી' કહેવાને બદલે 'મૂડી' તરીકે ઓળખવવામાં આવે છે. માલિકની મૂડી પણ પાક સરવૈયામાં જવાબદારી બાજુ બતાવવામાં આવે છે.
(3) કેટલાંક અગત્યના હિસાબી પદો
(A) મૂડી (Capital) : કોઈ વેપારી પેઢી કે કંપની પોતાનો વહેપાર શરૂ કરવા માટે જે રકમ, માલ અથવા મિલકત ધંધાની શરૂઆતમાં લાવે અથવા ધંધો ચાલુ હોય ત્યારે જરૂર પડે ત્યારે લાવે તેને મૂડી કહેવાય છે. ધંધામાં નફો થાય તો આ મૂડી વધે છે, અને ખોટ જાય તો આ મૂડી ઘટે છે.
(B) ઉપજ કે આવક (Revenue) : ઉપજ કે આવક એટલે ધંધાના વ્યવહારમાંથી મળતો લાભ અથવા તો વસ્તુ કે સેવા આપવાના બદલામાં મળતી આવક.
(C) ખર્ચ (Expenses) : ખર્ચ એટલે કોઈ વસ્તુ કે સેવાની ખરીદી કે અન્ય લાભના બદલામાં ચુકવવાની રકમ. દા.ત. સ્ટેશનરીની ખરીદી, વકીલ ફી, કર્મચારીનો પગાર વગેરે. આ ખર્ચા વર્ષને અંતે નફા-નુકસાન ખાતે ઉધારવામાં આવે છે.
(D) દેવાદાર કે લેણું (Debtor) : જ્યારે કોઈ વ્યકિત પાસેથી આપણને નાણાં લેવાના હોય ત્યારે તે વ્યકિત આપણો દેવાદાર કહેવાય. આવી વ્યક્તિને આપણે કાં તો ઉધાર માલ વેચ્યો હોય, સેવા આપી હોય, પૈસા ધીર્યા હોય કે કોઈપણ જાતના વ્યવહારમાં તે વ્યકિતએ આપણી પાસેથી કાંઈપણ લાભ મેળવ્યો હોય છે. આ વ્યકિત પાસે લેવાની રકમ આપણું ‘લેણું ' છે.
(E) લેણદાર કે દેવું (Creditor) : જે વ્યક્તિને આપણે નાણાં ચુકવવાના હોય તે વ્યક્તિ આપણો લેણદાર કહેવાય. જે વ્યક્તિ પાસેથી આપણે માલ ઉધાર ખરીદ્યો હોય, સેવા લીધી હોય, પૈસા ઉછીના લીધા હોય, ખર્ચા ચુકવવાના બાકી હોય કે કોઈપણ જાતના વ્યવહારમાં તેની પાસેથી કોઈ રકમનો લાભ આપણે લીધો હોય તો તે વ્યકિતને આપણે રકમ ચુકવવાની હોય છે, આ વ્યક્તિને ચુકવવાની રમે તે આપણું 'દેવું કે છે,
(F) નોંધ (Entry) : નોંધ એટલે વ્યાપારિક વ્યવહારોને હિસાબી ચોપડામાં નોંધવા તે. મિનાથી પદ્ધતિમાં દરેક વ્યવહારની બે નોંધ થાય છે, વાઉચર (Voucher) : ધંધામાં વ્યવસ્તરીને સમર્થન આપતો દસ્તાવેજી પુરાવી એવો વાઉચર. દા.ત. કોઈ ગ્રાહકે આપણને નાણાં ચુકવ્યા હોય અને આપણે નાણાં મળ્યાની પહોંચ આપીએ તો તે વાઉચર ગણાય. માલની ખરીદી કરીએ ત્યારે વેપારીએ આપેલ બીલ એ વાઉચર છે.
(G) આમનોંધ (Journal) : ધંધામાં વ્યવસાર થાય એટલે તરત જ જે ચોપડે તેની નોંધ થાય છે તેને “આમનોંધ" કહે છે. તેમાં વ્યવહારની તારીખ, તેનું વર્ણન, કેટલી રકમ ધારી અને કેટલી રકમ જમા કરી તેની નોંધ થાય છે, તેમાં દરેક વ્યવહારની ટૂંકી સમજણ આપવામાં આવે છે. ધંધાના વ્યવસારી સૌપ્રથમ આમનોંધ” માં નોંધાતા હોવાથી તેને મુળ ચોપડો કહે છે.
(H) પેટા નોંધો (Subsidiary Books) : મોટા પાયા પર ચાલતા ધંધાના બધા વ્યવહારો આમનોંધમાં લખવાથી સમય અને શકિતનો ખૂબ બગાડ થાય છે. તેથી અમુક પ્રકારના વ્યવહારો નોંધવા અલગ અલગ હિસાબી ચોપડાઓ રાખવામાં આવે છે, તે "આમનોંધ"ના જ પેટા વિભાગો છે. ઉધાર વેચાણના વ્યવહારો નોંધવા માટે ખાસ ચોપડા રાખવામાં આવે તેને "વેચાણ નોંધ" કહેવાય અને ઉધાર ખરીદીના વ્યવહારો નોંધવા માટે ખાસ ચોપડા રાખવામાં આવે તેને “ખરીદ નોંધ" કહેવાય છે.
(I) ખાતું : ધંધામાં થતા વ્યવહારો પૈકી કોઈ એક વ્યકિત કે બાબતને લગતા વ્યવહારો એક સ્થળે ભેગા લખાય છે, જેને ખાતું કહે છે, ખાતું એટલે વ્યક્તિ, માલ-મિલક્ત અને ઉપજ-ખર્ચની લેવડ-દેવડની નોંધનું તારણ.
(J) ખાતાવહી (Ledger) : ખાંતાપહી નામાનો મુખ્ય ચોપડો છે. જેમાં વ્યકિત, માલ મિલકત અને ઉપજ-ખર્ચનાં ખાતાં રાખવામાં આવે છે.
(K) ખતવવું (ખતવણી) : મૂળ ચોપડા (આમનોંધ કે પેટાનોંધ) માં લખેલ વ્યવહારને ખાતાવહીમાં ખાર્તાની ઉધાર કે જમા બાજુ લાવવાની ક્રિયાને “ખતવવું” કે “ખતવણી" કહેવાય છે. બાકી : કોઈ એક ચોક્કસ સમયે ખાતાવહીમાં ખોલેલા ખાતાંની ઉધાર બાજુ અને જમા બાજુના સરવાળાના તફાવતને 'બાકી' કહેવામાં આવે છે. આ બાકો ઉધાર હોઈ શકે અને જમા પણ હોઈ શકે. ખાતાંની બાકી સામાન્ય રીતે વર્ષના અંતે કાઢવામાં આવે છે. પરંતુ જરૂર પડે તો ગમે ત્યારે ખાતાંની બાકી કાઢવામાં આવે છે.
(L) સ્ટૉક (Stock) : કોઈપણ દિવસ ધંધામાં વધેલ માલના જથ્થાને માલનો સ્ટૉક' કે 'માલ સિલક' કહેવામાં આવે છે. વર્ષને અંતે વધેલ માલને છેવટનો સ્ટૉક' કે 'આખર માલ સ્ટૉક કહેવામાં આવે છે. જ્યારે વર્ષની શરૂઆતમાં હાથ પર માલનો જે જથ્થો હોય તેને ‘શરૂઆતનો સ્ટૉક' કે 'ખુલતો માલ સ્ટૉક કહેવામાં આવે છે. કોઈપણ વર્ષનો આખર માલ સ્ટૉક બીજા વર્ષનો શરૂઆતનો સ્ટોક બને છે.
(M) ઉપાડ (Drawings) : વહેપારી ધંધામાંથી પોતાના અંગત વપરાશ માટે રોકડ રકમ, માલ કે મિલક્ત લઈ જાય છે, તેને ઉપાડ કહેવાય છે. વેપારી ઉપાડ કરે ત્યારે તેટલે અંશે તેની મૂડી ઘટે છે.
(N) કસર : હિસાબોની પતાવટ વખતે નાણાં ચૂક્વનાર જે થોડી ઓછી રકમ ચૂક્યું છે, અથવા નાણાં લેનાર જે છૂટ મૂકે છે, તેને "કસર" કહે છે. આ રીતે ઓછી લીધેલ રકમ કસર ખાતે ઉચારાય છે.
(O) નો કે લાભ : કોઈ ચોક્કસ મુદત દરમ્યાન ઉપજ વધુ હોય અને ખર્ચ ઓછો હોય તો તાવતની રકમ ન કહેવાય, ધંધામાં આખા વર્ષ માટે આ રીતે આવક અને ખર્ચના તફાવત કાઢવામાં આવે છે.
(P) નુક્સાન કે ખોટ : કોઈ ચોક્કસ મુદત દરમ્યાન ધંધામાં ખર્ચ વધુ હોય અને ઉપજ ઓછી હોય તો તફાવતની રકમને નુકસાન કહેવાય છે.
(Q) કાચો નફો અથવા કાચી ખોટ (Gross Profit or Gross Loss) : શરૂઆતનો માલ, સ્ટૉકની તથા માલની ખરીદીની કુલ કિંમત અને તેની ખરીદી અંગેના સીધા ખર્ચા (Direct Expenses) કરતાં જેટલી રકમ વધારે ઊપજે (કુલ વેચાણ) તેને કાર્યા નફો (Gross Profit) કહે છે. તેનાથી ઉલટું શરૂઆતના સ્ટૉકની તા માલની ખરીદીની કુલ કિંમત ખરીદી અંગેના ખર્ચા કરતાં જેટલી રકમ ઓછી ઊપજે તેને કાચી ખોટ કહેવાય છે.
(R) ચોખ્ખો નો અથવા ચોખ્ખી ખોટ (Net Profit or Net Loss) : કાચો નો શોધ્યો પછી તેમાં વેચાણ સિવાયની અન્ય આવક ઉમેરતાં અને ખરીદીના ખર્ચા સિવાયના અન્ય ખર્ચા (ઓફીસ કે વહીવટી તથા વેચાણ વિતરણ ખર્ચાઓ) બાદ કરતાં જે નફો આવે તે ચોખ્ખો નશ કહેવાય છે. તેનાથી ઊલટું કાચા નફામાં અન્ય આવક ઉમેરતાં ખર્ચ વધી જાય તો ચોખ્ખી ખોટ કહેવાય છે.
(s) લૉન (Loan): ઉછીની લીધેલ રક્મ કે ઉછીની આપેલ રકમને લૉન કહેવામાં આવે છે. જે નારાં ઉછીનાં લીધાં હોય તો તે ધંધાનું દેવું છે અને જો નાણાં ઉછીનાં આપ્યો કેય તો તે પા વેણું છે.
(T) કાચું સરર્વયું (Trial Balance) : વર્ષના અંતે ખાતાંવટીમાંના બધા ખાતાંઓની બા : કાઢી તેને એક પત્રક સ્વરૂપમાં રજૂ કરવામાં આવે અને તેને આધારે હિસાબો ગણિતની દૃષ્ટિએ સાચા છે કે નહિ તેની ખાતરી કરવામાં આવે તે પત્રકને કાચું સરવૈયું કહેવાય છે.
(U) વાર્ષિક હિસાબો (Annual Accounts) : વર્ષને અંતે ધંધાનો નશે કે ખોટ જાણવા તથા ધંધાની આર્થિક સ્થિતિ કેવી છે તે જાણવા જે પત્રકો બનાવવામાં આવે છે તેને વાર્ષિક હિસાબો કરે છે. તેમાં કાચી નહી જાણવા માટે બનાવાતું વેપાર ખાતું, ચોખ્ખો નૉ જાણવા બનાવાતું ના-નુકસાન ખાતું, અને આર્થિક સ્થિતિ જાણવા બનાવાતા પાકા સરવૈયાનો સમાવેશ થાય છે.
(V) પાકું સરવૈયું (Balance Sheet) : વર્ષને અંતે ધંધાની આર્થિક સ્થિતિ જાણવા માટે, એટલે કે વર્ષના છેલ્લા દિવસે ધંધાનું ઘણું અને મિલક્તો કેટલાં છે, તથા દેવા કેટલાં છે અને મૂડી કેટલી છે તે જાણવા જે પત્રક બનાવવામાં આવે છે તેને પાકું સરવૈયું કહે છે.
નામું રાખવાની વિવિધ પદ્ધતિઓ :
નામું રાખવાની મુખ્ય ત્રણ પદ્ધતિઓ છે :
(1) દેશી નામાપધ્ધતિ
(2) એકનોંધી નામાપધ્ધતિ
(3) દ્વિનોંધી નામાપધ્ધતિ
(1) દેશી નામાપધ્ધતિ :
ભારતમાં નામું રાખવાની આ જૂનામાં જૂની પદ્ધતિ છે.
પ્રાચીન સમયમાં જ્યારે લેવડ-દેવડનું પ્રમાણ સીમિત હતું ત્યારે આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ થતો હતો.
આ પદ્ધતિમાં બે અગત્યના ચોપડાઓ રાખવામાં આવે છે. એક રોમેળ (અથવા બેઠોમેળ) અને બીજો ખાતાંવહી.
આ પદ્ધતિમાં ચોપડાના પાના કોરા હોય છે. દરેક પાના પર આઠ સળ પાડીને ડાબી બાજુના ચાર સમ મા માટે અને જમણી બાજુના ચાર સળ ઉધાર માટે રાખવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિને “વહીખાતાં પદ્ધતિ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.
(2) એક્નોંધી નામાપધ્ધતિ :
જે નામા પદ્ધતિમાં બધા વ્યવહારોની પૂરેપૂરી નોંધ હિસાબી ચોપડામાં કરવામાં આવતી નથી તેને એક નોંધી પદ્ધતિ કહે છે. આ પદ્ધતિની મુખ્ય વિશિષ્ટતા એ છે કે ઘણા વ્યવહારમાં સંકળાયેલા બે ખાતાં પૈકી ફકત એક જ ખાતાંને નામાના ચોપડામાં લખવામાં આવે છે. તેથી તે નામું લખવાની અપૂર્ણ અને ખામીવાળી પદ્ધતિ ગણાય છે. હકીકતમાં તે નિોંધી પદ્ધતિનું અધુરું સ્વરુપ છે.
(3) દ્વિનોંધી નામાપધ્ધતિ-
આ પદ્ધતિ નામું રાખવાની શ્રેષ્ઠ અને શાસ્ત્રીય પદ્ધતિ ગણાય છે. અહીં, દરેક લેવડ-દેવડની બેવડી નોંધ થાય છે. દરેક વ્યવહારના બે પાસાંની નોંધ કરવામાં આવે છે. જેને લેવડ-દેવડ માં લાભ મળે છે, તેને ઉધારવામાં આવે છે; જ્યારે લાભ આપનારને મા કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિમાં દરેક વ્યવહારના બંને પાસાંની સંપૂર્ણ અસર આપવામાં આવતી હોવાથી બધા હિસાબોના સારાંશરૂપ સરવૈયું તૈયાર કરવામાં આવે ત્યારે બંને બાજુના સરવાળા સરખા થઈ રહે છે. વ્યવહાર : વ્યવહાર એટલે વ્યક્તિ કે સંસ્થા સાથે માલ કે સેવાની નાણા કે શાખ પર થતી લેવડ-દેવડ.
વ્યવહારોનું વર્ગીકરણ
સામાન્ય રીતે, ધંધામાં બે પ્રકારના વ્યવહાર હોય છે : (1) આર્થિક વ્યવહારો અને (2) બિન-આર્થિક વ્યવહારો
(1) આર્થિક વ્યવહારો :
ધંધાના જે વ્યવહારોનું મૂલ્ય નાણામાં આંકી શકાય તેમ હોય અથવા જેમાં નાણાની લેવડ-દેવડ થતી હોય તેવા વ્યવહારોને ધંધાકીય દૃષ્ટિએ આર્થિક વ્યવહાર કહેવાય. દા.ત., રૂા. 5,000નો માલ કેતનને વેચ્યો. અથવા રૂા. 3,000 નો માલ ફાલ્ગુન પાસેથી ખરીદ્યો.
(2) બિન-આર્થિકાવારી:
ધંધાકીય દૃષ્ટિએ જે વ્યવહારોનું મૂલ્ય નાણામાં આંકી શકાય તેમ ન હોય અથવા જેમાં નાણાની લેવડ-દેવડ થતી ન હોય તેવા વ્યવહારોને બિન-આર્થિક વ્યવહારો કહેવાય. દા.ત. મિત્રને જમવાનું આમંત્રણ આપીએ અથવા ધંધા માટે કોઇ કંપનીને માલ ખરીદવાનો ઓર્ડર આપીએ.
હિસાબી વ્યવહારના પ્રકારો
(1) રોકડ વ્યવહાર (Cash Transaction) :
આવા વ્યવહારોમાં રોકડની લેવડ-દેવડ થતી હોય છે. બેંક મારફતે થતા વ્યવહારને પણ રોકડ વ્યવહાર જ ગણવામાં આવે છે. .
આવા વ્યવહારમાં ધંધામાં રોકડ આવે છે અથવા ધંધામાંથી રોકડ જાય છે. દા.ત.
(A) રૂા. 1,000 નો માલ રોકડેથી ખરીદ્યો. (B) રૂા. 800 નો માલ રોકડેથી વચ્યો.
(C) રૂા. 5,000 પગાર ચેકથી ચૂકવ્યો.
(2) ઉધાર કે શાખનો વ્યવહાર (Credit Transaction) :
આ પ્રકારના વ્યવહારોમાં પ્રત્યક્ષ સ્વરૂપે રોકડની લેવડ-દેવડ થતી નથી, પરંતુ ભવિષ્યમાં નાણ ચૂવવાની શરતે લેવડ -દેવડ થાય છે. પરિણામે દેવાદાર-લેણદારનો સંબંધ ઊભો થાય છે. આવા વ્યવહારોને શાખ પરના કે ઉધાર વ્યવહાર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.
આવા વ્યવહારથી ધંધાની રોકડસિલકમાં ફેરફાર થતો નથી પરંતુ દેવું અને લેણું વધે કે ઘટે છે.
દા.ત
(A) દિપક પાસેથી રૂ. 5,000નો માલ શાખ પર ખરીદ્યો. ધંધામાં માલ આવે છે, સામે દિપક પાકાર (ધંધાનું દેવું) બને છે.
(B) ટીનાને રૂા. 3,000નો માલ ઉધાર વેચ્યો. અહીં, ધંધામાંથી માલ જાય છે, સામે ટીના માલ લેનાર હોઇ તે ધંધાના દેવાદાર (લેણું) બને છે.
(3) અન્ય વિશિષ્ટ વ્યવહારો:
એવા વ્યવહારો કે જેમાં રોકડ કે શાખનું સ્વરુપ જોવા મળતું નથી, પરંતુ તે વાસ્તવિક વ્યવહારો હોવાથી ચોપડે તેની નોંધ કરવી જરુરી બને છે. દા.ત.
(A) માલ ચોરાઇ જવો
(B) માલ આગમાં નાશ પામવો
(C) જૂના યુનિયના બદલામાં માલ મેળવવો
ખાતું અને તેના પ્રકારો :
ખાતું એટલે શું ?
ધંધાના કોઇ ચોક્કસ બાબતને સ્પર્શતા વ્યવહારોને અન્ય વ્યવહારોથી અલગ રીતે, એક સાથે નોંધવામાં આવે તો તેનું તારણ કાઢી શકાય, ઉપયોગી માહિતી મેળવી શકાય અને અગત્યના નિર્ણયો સહેલાઇથી લઇ શકાય. આમ, ચોક્કસ બાબતને સ્પર્શતા વ્યવહારોની એક જ જગ્યાએ વ્યવસ્થિત રીતે નોંધ થાય અને તેની તારવણી કાઢવામાં આવે તે બાબતને ખાતું કહેવાય. દા.ત. મળેલ રોકડ, રોકડ ખાતાની આવકબાજુ નોંધાય અને ચૂક્વેલ રોકડ, રોકડ ખાતાની જાવકબાજુ નોંધાય છે.
ખાતાંના પ્રકારો :
ધંધાના હિસાબી વ્યવહારોનો અભ્યાસ કરતાં મુખ્યત્વે (1) વ્યક્તિ સાથેના વ્યવહારો (2) માલ કે મિલકતને લગતા વ્યવહારો (3) ઊપજ અને ખર્ચને લગતા વ્યવહારો જોવા મળે છે.
(1) વ્યક્તિઓનાં ખાતાં :
ધંધામાં ઉધાર વ્યવહારો જીવંત વ્યકિત, સંસ્થા કે કૃત્રિમ વ્યક્તિ સાથે કરવામાં આવે છે. આવા ઉધાર કે શાખના વ્યવહારના પરિણામે દેવાદાર-લેણદારનો સંબંધ ઉદ્ભવે છે.
આવી વ્યક્તિઓ જીવંત હોઇ શકે છે. દા.ત. મહેશભાઇનું ખાતું, કાંતાબેનનું ખાતું, સતિશભાઇનું
ખાતું વગેરે. જ્યારે કોઇ સંસ્થા કે ધારાકીય દૃષ્ટિએ જેનું વ્યક્તિત્વ સ્વીકારાયું છે (કૃત્રિમ વ્યકિત) તેવી વ્યક્તિ જોડે વ્યવહાર થાય ત્યારે તેનું પણ વ્યક્તિ ખાતું ચોપડે નોંધાય છે. દા.ત. કેનેરા બેંકનું ખાતું, સરસ્વતી હાઇરફાનું ખાતું, સ્વામીનારાયણ નિર્ધિર માટેનું ખાતું, એલ.આઇ.સી.નું ખાતું વગેરે. આવી કૃત્રિમ વ્યક્તિઓમાં એકાકી વેપારી, ભાગીદારી પેઢી, કંપની, સહકારી મંડળી, બેંકો, કલબો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.
વ્યક્તિઓનાં ખાતામાં નીચેનાં ખાતાંઓ જેવાં ખાતાંઓનો પણ સમાવેશ થાય છે :
(1) રાણીપ નગરપાલિકાનું ખાતું
(2) ગુજરાત વિદ્યુત બોર્ડનું ખાતું
(૩) મૂડી ખાતું
(૪) ઉપાડ માનું
(5) અમદાવાદ એજ્યુકેશન સોસાયટીનું ખાતું
(6) અગાઉથી ચૂકવેલ ખર્ચાનું ખાતું
(7) ચૂકવવાના બાકી ખર્ચાનું ખાતું
(8) પ્રોવિડન્ટ ફંડનું ખાતું
(9) અગાઉથી મળેલ આવકનું ખાનું
(10) મળવાની બાકી આવકનું ખાતું
(2) માલ-મિલક્તનાં ખાતો :
ધંધામાં વેપારી જે ચીજ વસ્તુનો વેપાર કરતો હોય તેને માલ કહે છે. માલની લેવડ-દેવડનાં ખાત અલગ રાખવામાં આવે છે. માલની વારંવાર ખરીદી થાય તેથી ‘ખરીદ ખાતું' તૈયાર કરાય છે, તે જ રીતે માલનું વેચાણ થાય તેથી 'વેચાણ ખાતું' તૈયાર કરાય છે.
ધંધાના માલ-મિલક્તનાં ખાતાંને મુખ્યત્વે બે ભાગમાં વહેંચી શકાય : (A) માલનાં ખાતો (B)
મિલક્તનાં ખાતાં. (A) માલનાં ખાતો : માત્રને લગતા વ્યવસારીને પરિણામે થતી માલની વડ-દેવડ અંગે
સામાન્યતઃ નીચેનાં ખાતાં ઉદ્ભવે છે : (1) ખરીદ ખાતે (2) પંચાસ ખાતું (3) ખરીદયાય પરત ખાતું (4) વેચાણમાળ પર ખાતું
(5) ચોરાઇ ગયેલ માલનું ખાતું (6) અંગત વપરાશ માટે લીધેલ માલનું ખાતું (7) વરસાદથી પલળી ગયેલ માલનું ખાતું (8) આગમાં નાશ પામેલ માલનું ખાતું
(9) નમૂનામાં આપેલ માલનું ખાતું (10) ધર્માદામાં આવેલ માલનું ખાતું વગેરે. (B) મિલક્તનાં ખાતાં : ધંધાની પોતાની માલિકીની અને નાણાકીય મૂલ્ય ધરાવતી વસ્તુ કે હકને : મિલકત કહી શકાય. ધંધો વ્યવસ્થિત ચલાવવા માટે આવી મિલકતો ઉપયોગી હોય છે.
આવી મિલકતોમાં નીચે પ્રમાણેનાં ખાતાંનો સમાવેશ કરી શકાય :
(i) કાયમી કે લાંબા ગાળાની મિલકતોનાં ખાતાં જૈનો લાભ ધંધાને લાંબા સમય (1 વર્ષ કરતાં વધુ) સુધી મળે છે. દા.ત. જમીન, મકાન, પ્લાન્ટ, યંત્રો, મશીનરી, નિચર, વાહનો, પાઘડી, પેટન્ટ્સ, કોપીરાઇટ વગેરે,
(ii) રોકાણો જેવા કે રિલાયન્સ શેરનું ખાતું, રિલાયન્સના ડિબેન્ચરનું ખાતું, કિસાન વિકાસપત્રોનું ખાતું, નેશનલ સેવિંગ સર્ટિફિકેટનું ખાતું વગેરે.
(iii) ચાલુ મિલકતોનાં ખાતાં ા.ત. રોડનું ખાતું. બેંક ખાતું. સ્ટૉક ખાતું, દેવાદારોનું ખાતું, કર્મચારીને આપેલ લોનનું ખાતું વગેરે.
(3) ઊપજ-ખર્ચનાં ખાતાં :
ધંધો ચલાવવા માટે કેટલાક ખર્ચા કરવા જરુરી છે, ધંધામાં આવક કે ઊપજ પણ થતી હોય છે. આવાં ખાતાંને ઊપજ-ખર્ચનાં ખાતાં કહે છે.
ખર્ચના ખાતાં :
(1) મજુરી ખાતું (2) પગાર ખાતું (3) બારી માનું ખાતું (4) ટેલિફોન ખર્ચનું ખાતું (5) વીજળી ખર્ચ (6) આપેલ વટાવનું ખાતું (7) જાહેરાત ખર્ચનું ખાતું (8) બેંક ચાન્સિનું પડતું (9) ઘાલખાધનું ખાતું (10) ઘસારા ખાતું વગેરે.
ઊપજના ખાતાં :
(1) મળેલ ભાડાનું ખાતું (2) મળેલ કમિશનનું ખાતું (3) મળેલ વ્યાજનું ખાતું (4) મળેલ વટાવનું ખાતું (5) મળેલ ડિવિડન્ડનું ખાતું (6) મળેલ દલાલીનું ખાતું વગેરે.
ઉલ્લા-જમાના નિયમો (Rules of Debit and credit) :
દ્વિનોંધી નામા૫દ્ધતિ શબ્દ જ બે નોંધ કે બેવડી નોંધ સૂચવે છે. તેમાં કોઇપણ વ્યવહારની બે અસર થાય છે અને ઓછામાં ઓછા બે ખાતાં પર તેની અસર થાય છે. આ બે અસર પૈકી એક અસર કોઇક ખાતાની ઉધાર બાજુ અને બીજી અસર કોઇ ખાતાની જમા બાજુ થાય છે. કોઇ એક જ વ્યવહારની ફકત ઉધાર બાજુ જ બે અસર ન હોઇ શકે. તેવી રીતે એક જ વ્યવહારની ફકત જમા બાજુ પણ બે અસર ના હોઇ શકે. હિસાબી વ્યવહાર નોંધતી વખતે કોઇ એક કે વધુ ખાતાં ઉધાર થાય તો બીજી બાજુ કોઇ એક કે વધુ ખાતાં જમા થાય પણ પ્રશ્ન એ છે કે કયું ખાતું ઉધાર થાય અને કયું ખાતું મા થાય ?
સરળતા ખાતર ખાતાના પ્રકાર અનુસાર ઉધાર-જમાના ત્રણ નિયમો નક્કી કરવામાં આવ્યાં છે. આ નિયમો દ્વિનોંધી નામા૫દ્ધતિના પાયાના નિયમો છે. તેથી નામાપદ્ધતિની ઇમારતના પાયા સમાન ગણાય છે.
(1) વ્યક્તિઓનાં ખાતાં માટેનાં નિર્મો :
“લેનારનું ખાતું ધારો અને બાપનાનું ખાતું જ્યા કરે." ("Debit the receiver and Credit the giver.")
દા.ત. (1) હિરલ પાસેથી રૂા. 5,000 નો માલ ખરીદ્યો. આ વ્યવહારમાં હિરલ માલ આપનાર હોઇ તેનું ખાતું જમા થશે.
(2) બેંક ઓફ ઇન્ડિયામાં રૂા. 2,000 ભરાવ્યા. બેંક ઓફ ઇન્ડિયા લેનાર હોઇ આ વ્યવહારમાં તેનું ખાતું ઉધાર થશે.
(૩) કૃતિકાને રૂા. 3,000નો માલ વેચ્યા. કૃતિકા પાસ લેનાર હોઇ તેમનું ખાતું નાર ખાતે ઉધારના નિયમથી ઉધાર થશે.
(2) માલ-મિલક્તનાં ખાતાં માટેનો નિયમ: “માલ કે મિલકત આવે તો ઉધાર થાય અને માલ કે મિલકત જાય તો જમા થાય."
("Debit what comes in, Credit what goes out. ") દા.ત. (1) વિકાસ પાસેથી રૂા. 6,000નો માલ ખરીધો. અહીં, ધંધામાં માલ આવે છે, તેથી માલ
(ખરીદ) ખાતું ધાર હશે. (2) નિરવને રૂા. 2,000નો માલ વેચ્યો. અહીં, ધંધામાંથી માલ જાય છે તેથી માલ (વેચારા)
ખાતું જમા થશે. (3) સ્વામિનારાયણ ફર્નિચર માર્ટમાંથી રૂા. 4,000નું ફર્નિચર ખરીદ્યું. અહીં, ફર્નિચર (મિલકત) ધંધામાં આવે છે, તેથી ફર્નિચર ખાતું ધાર થશે.
(3) ઊપજ-ખર્ચ ખાતાનો નિયમ:
“ખર્ચ કે નુકસાન ઉધાર કરો, ઊપજ કે લાભ માં કરો." ("Debit Expenses or Losses and Credit Incomes or Gains”).
દા.ત. (1) રૂ. 5,000 પગાર ચૂકવ્યો. અહીં ધંધામાં પગારનો ખર્ચ થાય છે, તેથી પગારનું ખાતું ઉધાર થશે.
(2) રૂા. 600 વ્યાજ મળ્યું. અહીં, ધંધાના વ્યાજની આવક કે લાભ થાય છે, તેથી વ્યાજ ખા જમા થશે.
(3) ફા. 3,000નો માલ આગમાં નાશ પામ્યો. અહીં, આગથી રૂા. 3,000નું નુકસાન થયું તેથી આગથી થયેલ નુકસાનનું ખાતું ધાર થશે.
ઉધા-જમાના નિયમો યાદ રાખવા નીચેનું કોષ્ટક ધ્યાનમાં લો :
ખાતાનો પ્રાર
ક્યારે ઉધાર?
• વ્યકિત ધંધામાંથી કઇ
(1) વ્યક્તિ ખાતું
મેળવનાર હોય તો તેનું ખાતું ધંધાના ચોપડે ઉધાર થાય.
(2) માલ કે મિલકત ખાતું
♦ ધંધામાં આવતાં માલ
(3) ઊપજ-ખર્ચ ખાતું
* ખર્ચ કે નુકસાનનું ખાતું ધાર થાય.
ક્યારે મા?
જો તે ધંધાને વ આપે તો વ્યક્તિનું ખાતું ધંધાના ચોપડે જમા થાય.
કે ૰ ધંધામાંથી જતા માલ કે મિલકતનું ખાતું ઉધાર થાય. મિલકતનું ખાતું જમા થાય.
* ઉપજ કે લાભનું ખાતું મા જમા
થાય.
- CAPITAL= મૂડી
- CASH = રોકડ
- CR= જમા
- DR= ઉધાર
- CREDITOR = લેણદાર
- DEBTOR= દેવાદાર
- LIABLITIES = જવાબદારીઓ
- ASSET FIXED = કાયમી/ સ્થિર મિલકત
- ASSET CURRENT = ચાલુ મિલકત
- ACCOUNT = નામું
- LEDGER = ખાતાવહી
- STOCK = માલ
- DRAWING =ઉપાડ
- PROFIT/LOSS = નફો/ખોટ
- EXPENCE = ખર્ચ
- REVENUE = ઉપજ
- ENTRY = નોંધ
- JOURNAL = આમનોંધ
· Voucher એન્ટ્રી કરવા માટે
· F4: CONTRA – માલિક અને બેન્ક વચ્ચે થતાં વ્યવહાર માટે...
· Deposit into Bank Cr. Cash
· Dr. Bank
· Withdrawal from Bank Dr. Cash
· Cr. Bank
· F5: PAYMENT – ધંધામાંથી કોઈ પણ રોકડ અથવા કોઈને ચેક આપવામાં આવે તેવી નોંધ..
· Paid or Give Dr.
· Cr. Bank / Cash
· F6: RECEIPT - ધંધામાં કોઈ પણ રોકડ અથવા ચેક આવે ત્યારે.....
· Receive / Borrow / Take Cr.
· Dr. Bank / Cash
· F7: JOURNAL - બે ખાતાનું સમતોલન કરવા માટે ( F4/F5/F6/F8/F9 માં ના થાય તેવી બધી નોંધ આમાં થાય.
· F8:SALES - વેચાણને લગતી બધી એન્ટ્રી F8 માં થશે.
· Dr. Cash / Party
· Cr. Sales
· F9: PURCHASE - ખરીદીને લગતી બધી એન્ટ્રી F9 માં થશે.
· Cr. Cash / Party
· Dr. Purchase
· F10: MEMO - Non-accounting વાઉચર છે.
ખાતા બનાવવા માટે ગ્રૂપ બનાવાવ માટે ઉપયોગી
Ledger |
Under Group |
Ledger |
Under Group |
SBI Bank |
Bank Account |
Internet facilities |
Indirect Income |
Axis Bank |
Bank Account |
Interest on Loan |
Indirect Expenses |
Vijay Capital |
Capital |
Donation |
Indirect Expense |
Drawing |
Capital |
Newspaper |
Indirect expense |
Purchase computer |
Purchase Accounts |
Sale computer |
Sale Accounts |
Purchase Chair |
Purchase Accounts |
Sale Chair |
Sale Accounts |
Purchase return Computer |
Purchase Accounts |
Sale return Chair |
Sale Accounts |
Loan from ICICI Bank |
Secure loan |
Loan From SBI |
Loan (liability) |
Loan from Raj Finance |
Unsecure Loan |
Investment in LIC |
Investment |
Computer |
Fix Asset |
Heath Insurance |
Indirect Expenses |
Furniture |
Fix Asset |
Car Insurance |
Indirect Expenses |
Fan |
Fix Asset |
Input SGST@ 5% |
Duties & taxes |
Stock |
Current Asset |
Input SGST@ 12% |
Duties & taxes |
TDS on Contract |
Duties & taxes |
Input SGST@ 18% |
Duties & taxes |
Vijay Prajapati |
Sundry Debtors |
Input SGST@ 28% |
Duties & taxes |
Voltas |
Sundry Creditors |
Output SGST@ 5% |
Duties & taxes |
Navneet |
Sundry Creditors |
Output SGST@ 12% |
Duties & taxes |
Jayesh Oza |
Sundry Debtors |
Output SGST@ 18% |
Duties & taxes |
P.F.Investment |
Investment |
Output SGST@ 28% |
Duties & taxes |
Bill payable |
Current liability |
Dead Stock |
Fix Asset |
Bill Receivable |
Current Asset |
Machinery |
Fix Asset |
Advance Salary |
Current Asset |
Unpaid salary |
Current Liability |
Advance Rent |
Current Asset |
Students fees |
Indirect Income |
Telephone Bill |
Indirect expense |
Interest receivable |
Indirect income |
Rent |
Indirect Expense |
Debentures Interest |
Indirect income |
Electricity Bill |
Indirect Expense |
Inward carriage |
Indirect expense |
Advertisement |
Indirect expense |
Wages |
Indirect expense |
Interest payable |
Indirect expense |
Tool |
Fix asset |
Salary to Staff |
Indirect expense |
Travelling expense |
Indirect expense |
Opening Stock |
Current Asset |
Snack expense |
Indirect expense |
Flower Arrangement |
Indirect expenses |
Audit Fees |
Indirect expense |
Air condition |
Fix asset |
Stationary |
Indirect expense |
Mineral water charges |
Indirect expense |
Income from school |
Indirect income |
Commission received |
Indirect income |
Transport Charges |
Indirect expense |
TDS on Contract |
Duties & Taxes |
Fees from Student |
Indirect Income |
Short Cut Keys
Short Cut Key |
ઉપયોગ |
F1 |
Tally માં મદદ માટે |
F2 |
તારીખ બદલવા માટે |
F3 |
ખોલેલ કંપનીને બદલવા માટે |
F4 |
Contra Entry કરવા માટે(બેન્ક માઠી કેશ અને કેશ માઠી બેન્ક માં એન્ટ્રી કરવા માટે) |
F5 |
Payment Entry કરવા માટે( પૈસા ચૂકવવા માટે) |
F6 |
Receipt Entry કરવા માટે( પૈસા લેવા માટે) |
F7 |
Journal Entry કરવા માટે(ઉધાર વ્યવહાર નાખવા માટે) |
F8 |
Sale Entry કરવા માટે(વેચાણ વ્યવહાર નાખવા માટે ) |
F9 |
Purchase Entry કરવા માટે(ખરીદ વ્યવહાર નાખવા માટે) |
F10 |
Other Journal કરવા માટે |
F11 |
Features set કરવા માટે |
F12 |
Configure set કરવા માટે |
Alt+F1 |
કંપનીને બંધ કરવા માટે |
Alt+F1 |
Reports વિસ્તૃતમાં માહિતી જોવા માટે |
Alt+F2 |
કંપનીનો પિરિયડ બદલાવા માટે |
Alt+F3 |
કંપનીનો ઇન્ફૉ ખોલવા અંતે |
Alt+F4 |
Tally ને બંધ કરવા માટે |
Alt+F5 |
Purchase Return (Debit Note)કરવા માટે |
Alt+F6 |
Sale Return (Credit Note)કરવા માટે |
Alt+F7 |
Stock Journal કરવા માટે |
Alt+F8 |
Delivery Note કરવા માટે |
Alt+F9 |
Receipt Note કરવા માટે |
Alt+F10 |
Physical Stock કરવા માટે |
Ctrl+F5 |
Rejection Out કરવા માટે |
Ctrl+F6 |
Rejection in કરવા માટે |
Ctrl+F8 |
Sale Order કરવા માટે |
Ctrl+F9 |
Purchase Order કરવા માટે |
Ctrl+F10 |
Memorandum Voucher કરવા માટે |
Alt+2 |
Duplicate Voucher કરવા માટે |
Alt+A |
Voucher Aadd કરવા માટે |
Alt+C |
નવું કઈ પણ બનાવવા માટે જેમ કે Groups, Ledgers, Items, Units, Godowns, category, Groups etc. |
Alt+D |
Voucher Delete કરવા માટે |
Alt+E |
Export Report કરવા માટે(PDF, JPEG ) |
Alt+F |
Auto Fill કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
Alt+G |
Go To કરવા માટે |
Alt+I |
Insert Voucher કરવા માટે |
Alt+O |
Data Import કરવા માટે |
Alt+K |
Company Menu Open કરવા માટે |
Alt+M |
Email કરવા માટે |
Alt+P |
Print કરવા માટે |
Alt+R |
Line Remove કરવા માટે |
Alt+Y |
Data Menu open કરવા માટે |
Alt+Z |
Exchnage Menu open કરવા માટે |
Ctrl+A |
Accept screen કરવા માટે(save કરવા માટે) |
Ctrl+F |
Auto Fill કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
Ctrl+H |
Change Mode કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
Ctrl+I |
More Details કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
Ctrl+L |
Optionals Details કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
Ctrl+T |
Post Details કરવા માટે(PDF, JPEG ) (Voucher Entry) |
THANK YOU
0 Comments